İlan Detay

Arda Mühendislik - Yönetici Asistanı

İş Açıklaması

1. ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 14000 Çevre Yönetim Sistemi, ISO 18000 ISG şartlarına uygun çalışmaktan sorumlu olmak.

2. Üst yönetim tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; protokol kuralları çerçevesinde asistanlığını yaptığı yöneticisinin iletişimini sağlanmak.

3. Randevu tarih takibi ve görüşmeleri düzenlenmek.

4. Yazıları zamanında yazmak.

5. Dosyaların muhafazası sağlamak.

6. Yönetime ait evrakların gizliliğini sağlamak.

7. Talimatları birebir uygulamak.

8. Detaylı, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmek

9. Gelen telefonları yönetmek.

10. Kayıt altına almak.

11. Telefon ile gelen aramaları Yönetici yoksa ve görüşme olmadıysa; mail olarak iletmek.

12. Üst Yönetimin katıldığı toplantılarda toplantı notlarını tutmakla ve tutulan toplantı notlarını ortak sisteme kaydetmekle yükümlü olmak.

13. Arda Mühendislik dışına çıkan tüm evraklara numara vermek, bunları giden resmi evrak kayıt listesine kaydetmek.

14. Yönetime gelen tüm evrakları gelen resmi evrak kayıt listesine kaydetmek.

15. Yöneticinin seyahatlerini organize etmek.

16. Yönetimde yapılacak toplantıları organize etmek.

17. Not ve mesaj almak, gerekli tutanak ve raporların hazırlanmasını sağlamak.

18. Seminer, kokteyl, iş yemeklerinin organizasyonunu gerçekleştirmek.

19. Yöneticiye yönelik evrak, kayıt ve işleyişini kontrol altında tutmak.

20. Sekreter ve yönetici odalarının görünümünün kontrolünü ve estetiğini sağlamak.

21. Büronun yönetimini gerçekleştirmek ve yeni gelişmelere açık olmaktır.

22. Yöneticilerin uygun koşullarda yürütülen yönetim bürolarında çalışmaları, gerekli ve yeterli enformasyon akışına sahip olmaları; toplantılar, ziyaretçiler gibi iletişim trafiğinin iyi yönetildiği, zamanın iyi korunduğu hallerde mümkün olmaktadır.

23. Tüm bu hizmetler ise yetenekli bir yönetici sekreter ile çalışmakla mümkün olabilmektedir.

24. Verilen metinleri öngörülen formatlar doğrultusunda yazarak, yazışmaları yapmak ve takip etmek.

25. Yöneticiye gelen her bilgi, ileti, konu önem arz etsin etmesin iletmekle sorumludur.

26. Kendi yetkilerinin dışına çıkmamalıdır ve Yöneticinin onayı olmadan hiçbir iş için yaptırım uygulatamaz.

27. Yetki ve sorumluluk gereği asistanlık yaptığı Yöneticisine karşı sorumlu olmak.

28. Kalite sistemindeki uygunsuzlukların giderilmesi için yapılan düzeltici veya önleyici faaliyet talebinde bulunmaktan sorumludur.

29. Üst Yönetimin iş planını kaydederek takip etmekten sorumlu olmak.

30. Üst Yönetimin ziyaretçileri ve dış görüşmelerinde ilgili misafirleri ve yetkilileri karşılamakla yükümlü olmak; ziyaretçilerin isimlerini bilmeli ve toplantıdan önce kart vizitlerini aldırmalıdır.

31. Yöneticinin iletişimde olduğu ziyaretçi veya çalışan ile özel veya kişisel iletişim içinde olmamak.

32. Yurtdışına gönderilecek ve satılacak ürünlerin ilgili ülke standart ve sertifikalarının araştırılmasından ve temin edilmesinden sorumlu olmak.

33. İletişim aracı olarak şirket telefonları, şirket e-mail adresi, şirket sosyal ağları(facebook-twetter) paylaşılacak. Bu kanallar aracılığı ile iletişim sağlamak.

34. Yöneticinin seyahatlerini düzenlemek, biletlerini almak, toplantı, seminerlerin ve diğer davetlerin organizasyonunu yapmak.

35. Yönetici ile iletişime geçmek isteyen herkesin(yakın çevre dışında) yönetici ile arasında gerek telefon gerek e-posta ve diğer iletişim araçları ile bağ kurmak. Gerekli görüşmeleri kayıt altına almak.

36. Yöneticinin imza gerektiren evrakları hatırlatmak ve imzalatmak, yazılması gereken yazıları yazmak.

37. Yöneticinin tüm yazışmalarını arşivlemek, günü gelen evrak ve randevuları hatırlatmak.

38. Yöneticiye bağlı personelin izin işlemlerinde personel ile yönetici arasında, iletişimi sağlamak, evrakları kabul etmek, dilekçeleri almak ve yönetici onayına sunmak.

39. Yönetici asistanı iş güvenliği, personellerin sorunları vb. konularda yöneticiyi daima bilgilendirir.

40. Vakti dolmuş donanım ve eşyaların değiştirilmesi için yöneticiyi bilgilendirmek.

41. Seyahat organizasyonları, toplantı organizasyonları, iletişim trafiği en önemli görevidir.

42. Yöneticinin kırtasiye malzemelerinin kontrol edilmesi ve eksik ise tamamlaması,

43. Toplantı öncesi toplantı odasında katalog, Blok not, Kağıt, Kalem bulundurmak.

44. Tüm bu görevler çerçevesinde yöneticisine karşı sorumlu olmak.

45. Yönetim 4. Katta yapılacak tüm toplantıların, planlanması, toplantı davetlerinin gönderilmesi, katılacak kişilerin çağrılması, gündem maddelerin oluşturulması ve yayınlanması, katılımcı sayısına göre oturma planın yapılması

İstenen Yetenek ve Uzmanlıklar

En az üniversite mezunu olmak.

Tercihen benzer bir firmada aynı pozisyonda en az 3 yıl tecrübeli olmak.

MS Office programlarını bilmek,

Yabancı dil bilmek (İleri derece)

B. TEMEL DAVRANIŞSAL YETKİNLİKLER

Kurumsal şirket işleyişine uyum sağlayabilmek.

Şirket gizliliğine önem vermek. Kişisel bilgileri ve kurumsal bilgileri üçüncü şahıs veya kişilerle paylaşmamak.

Görevini gerçekleştirecek yönetim tecrübesine sahip olmak.

Şirket gizliliğine önem vermek. 3. Şahıs kişilerle paylaşmamak.

Görevini gerçekleştirecek yönetim tecrübesine sahip olmak.

İnsan ilişkilerinde güçlü olmak.

Kurumsal kimliği temsil edecek davranışlarda bulunmak.

Konuşma üslubu, görgü ve nezaket kurallarına dikkat etmek.

Görüşmelerde yapıcı, ciddi ve mesafeli davranmak.

Planlama, organizasyon ve koordinasyon becerilerine sahip olmak.

Yönetim sekreterliği konusunda tecrübeli olmak.