İdari Asistan İş İlanları

We are looking for an "Office Assistant" with below requirement for our global company operating in electrical equipment industry located in Ataşehir, İstanbul.

• Support HR Department in general HR processess.
• Provide assistance to external visitors regarding invitation letters, reservations, etc. in line with company policy.
• Update and maintain internal employee contact lists, mailing lists, employee administrative records, business cards or client information.
• Co-ordinate and organize appointments and meetings.
• Assist documentation, reports and general correspondence.
• Assist in event planning and implementation.
• Ensure Vendor records are properly defined in the system for suppliers.
• Ensure office equipment is properly maintained and serviced.
• Respond company info mail address and forward the mails to respective staff.
• Guide to facility helper to maintain office area clean and tidy.

• Have a degree in Secretary and Office Management or Bachelor's Degree in relevant disciplines of universities.
• Minimum 6 months of business experience or long term internship in similar positions (experience in multi-cultural business environment is an asset)
• Minimum upper-intermediate level of English is expected
• Advanced computer skills including MS Office, MS Outlook and preferably experience in Oracle or similar systems.
• Good communication (verbal &written), teamwork, prioritizing, organizing and planning skills with the ability of detail focusing and problem solving.

Yurt içi ürün ve personel taşımacılığı yapan firmamızın İstanbul Anadolu Yakasındaki Merkez ofisinde görevlendirilmek üzere;

• Şirket kurallarına, prosedürlere ve satın alma planına uygun olarak, malzeme ve hizmet satınalma süreçlerini gerçekleştirmek,
• Satınalma talebi yapılan malzeme ve hizmetler için, fiyat ve kalite analizi yaparak tedarikçi araştırmaları ve müzakerelerini yapmak,
• İdari işler çerçevesine giren tüm dış ve iç kaynaklı, temizlik, güvenlik, iletişim, inşaat, çevre-bahçe gibi alanların yönetimini yapmak, ilgili hizmetlerin sürdürülebilirliğini sağlamak
• Yeni işe başlayan personellerin ihtiyaç duyduğu ekipmanları temin ede bilecek,
• Personele verilen telefon, hat ve bilgisayar tedarikleri ve takiplerini gerçekleştirmek.

• Satın alma ve idari işler alanında minimum 2-3 yıl deneyimli,
• MS Office programlarını (Outlook, excel, word) iyi derecede kullanabilen,
• Kurumsal firma kültürünü benimsemiş,
• Takım çalışmasına yatkın, ekip yönetebilecek,
• İletişimi kuvvetli, değişime ve gelişime açık,
• Planlama ve koordinasyon ve organizasyon kabiliyeti yüksek,
• Aktif olarak araç kullanabilen ve B sınıfı ehliyeti olan,
• İstanbul Anadolu Yakasında ikamet eden Dinamik ve yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,

Filo kiralama alanında faaliyet gösteren firmamızın bünyesinde görev alacak "Üst Düzey Yönetici Asistanı” aramaktayız.

• Yönetici e-mail ve telefon trafiğini yönetmek, günlük ajandasını oluşturmak, iş planlamasını takip etmek,
• Seyahat, uçak, konaklama vb. rezervasyonlarının organize edilmesi, vize alım süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve ulaşım planlamalarını takip etmek,
• Gelen talimatları ilgili yöneticilere tebliğ etmek ve departmanlar arası koordinasyonu sağlamak,
• Yöneticinin katıldığı toplantılarda toplantı tutanağını hazırlamak, dosyalamak, gerektiğinde kullanıma hazır durumda tutmak ve alınan kararların takibini yapmak,
• Toplantı odası düzenini sağlamak.

• Lisans mezunu,
• Üst Düzey Yönetici Asistanlığı konusunda en az 5 yıl tecrübeli,
• MS Office programlarını etkin kullanabilen,
• Sözlü ve yazılı iletişim becerisi güçlü,
• Analiz etme, raporlama, planlama ve organizasyon konularında yetenekli,
• Dış görünümüne özen gösteren, diksiyonu düzgün ve güler yüzlü,
• Problem çözme yeteneği kuvvetli, sonuç odaklı çalışan,
• Sunum hazırlama ve aktarma becerileri olan,
• Yöneticinin çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek,
• Tercihen İngilizce yabancı dil bilgisine sahip,
• Seyahat engeli bulunmayan.