Yönetici Asistanı

Sinkotech Mikro Endüstriyel - Yönetici Asistanı

İstanbul/Seyrantepe,Kağıthane bölgesinde faaliyet gösteren şirketimizde üst düzey yöneticimize bağlı olarak görevlendirilmek üzere, "Yönetici Asistanı" arayışımız bulunmaktadır.

Görev ve Sorumluluklar:

1. Şirket üst yönetiminin günlük programlarına genel hatlarıyla vakıf olarak, yöneticisinin iş süreçlerini planlamak, ajandasını yönetmek ve görevi ile ilgili faaliyetleri gerçekleştirmek,
2. Belirlenen mesai saatleri içinde telefon trafiğini yönetmek,
3. Telefonla yapılan aramalarda iletişimi doğru, hızlı ve etkin bir şekilde yapmak, en kısa sürede ilgili yöneticiye ve/veya karşı tarafı bilgilendirmek,
4. Günlük ve resmi yazışmaları dikkatli bir şekilde takip etmek, dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
5. Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak,
6. Yöneticilere ait gelen-giden kargoların gönderimini ve takibini yapmak,
7. Yöneticilerin seyahat, uçak, konaklama vb. rezervasyonlarını yapmak, biletlerinin alınmasını sağlamak, pasaport yenilenmesi, vize alım süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve ulaşım planlamalarını takip ederek gerçekleştirmek, gerektiğinde dış firmalar ve/veya ülkelerdeki kişilerle çalışmak,
8. Bulunduğu ofis ve karşılaşacağı kişilere göre, uygun dış görünüş ve diksiyon ile şirketin üst düzeyde temsilini gerçekleştirmek,
9. Şirkete gelen misafirlerin kurum imajına uygun bir şekilde karşılanmasını, bekletilmesini ve/veya yönlendirilmesini sağlamak,
10. Yöneticilerin şirket içi toplantı organizasyonlarını gerçekleştirmek, toplantı salonu veya ilgili odanın temizlik ve düzenini sağlamak, ihtiyaç dâhilinde yöneticinin kurum içinde katıldığı toplantılara katılarak toplantı tutanağını hazırlamak, ilgili kişilere yayınlamak ve ele alınan kararların takibini yapmak,
11. Şirketin diğer bölümlerinden gelen yardım ve destek çağrılarını kendi ve yöneticilerinin iş programını düzenleyerek gerektiğinde gerçekleştirmek,
12. Yönetim Kurulu kararı ve/veya vekaletnamelerini hazırlamak, noterden onaylatmak ve apostil işlemlerini gerçekleştirmek. Bu belgelerin geçerlilik tarihlerini takip ederek, bilgisayar ve kağıt ortamda dosyalamak,
13. Başlatılan her konuyu ve işi takip ederek, çıkan sorunları halletmek, çözüme ulaştırmak,

• Ön lisans veya lisans mezunu,
• En az 4 yıl Ofis Asistanlığı ve/veya büro yönetimi konusunda deneyimli,
• Organizasyon ve problem çözme becerisi yüksek,
• Yüksek sorumluluk ve güvenilirlilik anlayışı ile çalışan,
• Şirket ve kişilerin gizlilik ilkelerine uyan,
• Diksiyonu düzgün, sözlü iletişim becerisi kuvvetli,
• İleri derecede İngilizce bilen,
• MS Office programlarına hakim ve etkin kullanabilen,
• Yazım kurallarına hakim, yazılı iletişim becerisi yüksek,
• Raporlama ve sunum becerisi olan,
• Giyimine ve dış görünüşüne önem veren, profesyonel bir duruş sergileyen,
• Güler yüzlü, sempatik, sabırlı, titiz ve detaylara önem veren,
• Çalışma yeri olan Seyrantepe, Yeşilce Mahallesine ulaşım sorunu olmayan adayların başvurmaları rica olunur.